Kliendidokumendid
Kohanda arvete ja pakkumiste e-kirju ning PDF-e
Arved ja pakkumised peaksid olema ühtse kujundusega, kuid sobima ka konkreetsele kliendile ja tema keelele. Ühised kujundusseaded ja keelepõhised mallid aitavad seda teha ilma iga dokumenti nullist koostamata.
Lühidalt
Alusta meeskonna logost ja värvidest ning seadista seejärel arve- ja pakkumisemallid eraldi. Lisa e-kirjade ja dokumentide sisu vajalikes keeltes, vali PDF-paigutus ja nähtavad veerud ning vaata tulemust eelvaates. Enne saatmist kontrolli saajaid ja saatmisviisi.
Määra ühine kujundus üks kord
Ettevõtte logo, põhivärv ja taustavärv kuuluvad meeskonna kujunduse, mitte ühe dokumenditüübi juurde. Arved, pakkumised ja nende avalikud lehed saavad kasutada sama visuaalset identiteeti.
Aeglio säilitab toetatud läbipaistvad logofailid ega teisenda kõiki üleslaadimisi JPEG-iks. Kontrasti arvestavad tekstivärvid hoiavad pealkirjad ja toimingud loetavana ka tumeda või väga heleda brändivärviga.
- Kasuta selget logo, mille ümber on piisavalt ruumi.
- Vali põhivärv, mis sobib pealkirjade ja klienditoimingutega.
- Vali taustavärv nii, et tekst jääks sellel hästi loetavaks.
Lisa sisu klientide kasutatavates keeltes
Arve- ja pakkumisemalle hallatakse eraldi, sest nende eesmärk ja sõnastus erinevad. Igal keelel võib olla oma e-kirja teema, HTML-sisu, dokumendi pealkiri ja jalusetekst.
Mallimuutujad lisavad sõnumi koostamisel kirje ajakohased väärtused. Redaktor toetab linke ja lihtsat vormindust, nagu paks kiri, kursiiv, allajoonimine ja loendid, muutmata malli piiranguteta HTML-leheks.
- Kasuta saaja nime ainult siis, kui isiklik tervitus on vajalik.
- Hoia sõnumis nähtaval dokumendinumber ning makse- või kehtivustähtaeg.
- Kirjuta täielik vaikesisu igale keelele, milles meeskond aktiivselt dokumente saadab.
Vali, mis kuulub PDF-i
Dokumendimall määrab paigutuse, logo nähtavuse, värvid ja kuvatavad veerud. Kirjeldusseadetega saab muuta täiendavate reamärkuste nähtavust. Rea pealkiri jääb alati alles, et oleks selge, mille eest arveldatakse.
Täielik PDF-eelvaade kasutab näidisandmeid, kui meeskonnal pole veel arvet või pakkumist. Nii saab seadistada juba enne esimese kliendidokumendi loomist.
- Kontrolli eelvaates nii lühikesi kui ka pikki reakirjeldusi.
- Kontrolli pangakontosid, summasid ja jaluse sisu.
- Vaata tulemust tegelikus lehesuuruses, mitte ainult väikese kujunduspildina.
Kontrolli saatmist enne kinnitamist
Salvestatud mall annab vaikeväärtused, kuid enne saatmist saad neid üle vaadata. Vali kliendi arvete e-posti aadress, vajaduse korral lisakontaktid, keel, vastamisaadress ja saatmisviis.
Klient võib olla ettevõte või eraisik ega vaja pelgalt arve saamiseks eraldi kontakti. Kontaktid on kasulikud, kui kaasata tuleb teine otsustaja või finantstöötaja.
- Kasuta turvalist linki, kui klient peaks avama kehtiva avaliku dokumendi.
- Lisa PDF, kui saaja vajab dokumenti e-kirja manusena.
- Kasuta toetatud e-arvet, kui vaja on struktureeritud edastust.
Korduma kippuvad küsimused
- Kas arve- ja pakkumisemallid võivad kasutada erinevat sõnastust?
- Jah. Neil on eraldi keelepõhine e-kirja- ja dokumendisisu, kuid mõlemad kasutavad meeskonna ühist kujundust.
- Kas e-kirja sisus saab kasutada HTML-i?
- Aeglio lubab HTML-i lihtsaks vorminduseks, linkide ja loendite lisamiseks. Toetamata või ebaturvaline HTML-kood eemaldatakse.
- Mis juhtub, kui eelvaate jaoks pole arvet?
- Aeglio loob näidiseelvaate, et meeskond saaks malli enne esimest päris dokumenti kontrollida.
- Kas klient vajab eraldi kontakti?
- Ei. Dokumendi saab saata otse kliendi arvete e-posti aadressile. Kontakte saad kasutada lisasaajatena.