Arvete laekumine
Kuidas seadistada arve meeldetuletusi
Hea maksemeeldetuletus on viisakas, saabub sobival ajal ja vastab arve tegelikule tasumata summale. Automaatika peaks vähendama käsitsi tööd, jättes lõpliku kontrolli meeskonnale.
Lühidalt
Alusta näiteks ühe meeldetuletusega veidi pärast maksetähtaega ja konkreetsema järelpärimisega hiljem. Meeldetuletus peaks minema ainult sobiva tasumata arve kohta ja viimase edukalt saadetud arvekirja saajatele. Vahetult enne saatmist tuleb makseolekut uuesti kontrollida.
Vali kliendisuhtele sobiv ajastus
Kõigile sobivat ideaalset ajakava pole. Tavapärane algus on abistav meeldetuletus mõni päev pärast tähtaega, millele järgneb üks või kaks üha konkreetsemat sõnumit. Väga sagedased sõnumid võivad tekitada rohkem klienditoe tööd, kui nad säästavad.
- Hoia esimene sõnum faktiline ja abistav.
- Jäta piisavalt aega panga töötluseks ja kliendi vastuseks.
- Kasuta viimast meeldetuletust ainult siis, kui arve on endiselt tasumata.
Hoia saajad algse saatmisega seotud
Kõige kindlam on kasutada viimase edukalt saadetud arvekirja saajaid. Nii arvestatakse nii kliendi arvete e-posti aadressi kui ka valitud kontakte, mitte kliendikirje hilisemaid muudatusi.
Käsitsi meeldetuletust saates saab valida kliendi arvete e-posti aadressi või sobivad kontaktid, kui vaja on pöörduda teiste saajate poole.
Kontrolli enne saatmist, kas meeldetuletust on veel vaja
Arvel peab endiselt olema tasumata saldo, algne saatmine peab olema lõpetatud ja maksetähtaeg peab lubama meeldetuletust. Süsteem peab neid tingimusi vahetult enne saatmist uuesti kontrollima, sest pärast ajastamist võib saabuda makse või muutuda tähtaeg.
Iga edukas automaatne meeldetuletus peab jätma püsiva saajapõhise kirje, et korduskatsed ei tekitaks duplikaatsõnumeid.
Kuidas Aeglio meeldetuletusi haldab
Aeglio toetab meeskonna sisselülitatavaid meeldetuletusreegleid ja arvepõhist erandit. Reegleid näidatakse ajalises järjekorras ning need jõustuvad vanu meeldetuletusi tagantjärele saatmata. Arvevaade näitab kehtivat ajakava, saajate ajalugu ja saatmistulemusi.
Käsitsi saadetud meeldetuletus kasutab sama ettevõtte kujundusega PDF-i ja kliendi keelt. Vastavate õigustega kasutaja saab valida saajaks kliendi arvete e-posti aadressi või sobivad kontaktid.
Korduma kippuvad küsimused
- Kas automaatika sisselülitamisel saadetakse ka varasemad meeldetuletused?
- Ei. Aeglio ei saada tagantjärele meeldetuletusi, mille aeg saabus enne automaatika sisselülitamist.
- Mis juhtub, kui arve tasutakse enne järjekorras oleva meeldetuletuse saatmist?
- Sobivust kontrollitakse enne saatmist uuesti, seega tasutud arve jäetakse vahele.
- Kas ühe arve saab välja jätta?
- Jah. Ühe arve automaatsed meeldetuletused saab sisse või välja lülitada sõltumata meeskonna vaikeseadest.