Arveldamine
Arveldatavatest tundidest täpse kliendiarveni
Täpne arveldamine algab juba enne arve koostamist. Selleks on vaja korrektselt registreeritud tööaega, selgeid arveldusreegleid ja kontrollitud arveldusperioodi.
Lühidalt
Vaata arveldatav tööaeg enne arve loomist üle projekti, ülesande ja kuupäeva järgi. Lahenda esmalt puuduvad kirjeldused, hinnad ja mittearveldatav töö. Seejärel loo arve kontrollitud projektist ja perioodist, et algandmed kanduksid edasi ilma uue sisestuseta.
Impordi olemasolevad tööajakirjed
Kui meeskond peab tööaja arvestust juba tabelis või mõnes teises tööriistas, too need kirjed enne arveldusperioodi ülevaatamist Aegliosse. Koosta CSV- või Exceli fail, kasutades Aeglio tööaja ekspordi veerupäiseid. Jäta päised muutmata, olenemata kasutatavast keelest.
Ava impordileht, laadi fail üles, vali impordi tüübiks tööaeg ja käivita import. Uute kirjete puhul jäta ID tühjaks. Olemasoleva Aeglio ajakirje ID-d kasuta ainult selle kirje uuendamiseks, mitte teisest süsteemist pärit tunnuse sisestamiseks.
- Kasuta oma meeskonnas olemasolevate kasutajate, projektide ja ülesannete täpseid nimesid. Lisa sisukas töökirjeldus, et ülevaataja mõistaks iga kirje sisu.
- Määra algus- ja lõpuaeg, näiteks 2026-10-01 09:00:00 ja 2026-10-01 10:30:00. Lõpuaeg peab olema algusajast hilisem. Ilma ajavööndita kellaaegu tõlgendatakse kirjes nimetatud kasutaja ajavööndis; üksnes kestusest ei piisa.
- Enne arveldamist kontrolli imporditud kirjeid ja vaata üle veateated. Mõne rea import võib õnnestuda ka siis, kui teistel tekib viga. Paranda ja impordi uuesti ainult ebaõnnestunud read: õnnestunud ridade korduv üleslaadimine ilma ID-ta võib tekitada duplikaate. Seejärel kontrolli allpool kirjeldatud viisil, milline töö kuulub arveldamisele ning kas hinnad ja arveldusperiood on õiged.
Vaata tööaja- ja kulukirjed enne arveldamist üle
Ajakirjes peaksid olema projekt, ülesanne, töötaja, kuupäev, kestus ja selge töökirjeldus. Projektil või ülesandel peavad olema määratud ka arveldusreegel ja hind. Puuduvaid andmeid on lihtsam lisada kohe pärast töö tegemist kui kuu lõpus arveid koostades.
- Erista arveldatav ja mittearveldatav töö.
- Kontrolli, et projektil, ülesandel või liikmel oleks õige hind.
- Vaata kreeditid, fikseeritud tasud ja projektikulud tööajast eraldi üle.
Vali üks täpne arveldusperiood
Selge algus- ja lõppkuupäev aitab vältida sama töö korduvat arveldamist ja uuema töö kogemata kaasamist. Arveldatav summa peab vastama samale ajavahemikule, mille põhjal arve luuakse.
Kui alustad arvet otse projektist ilma ajafiltrita, on klient ja projekt juba valitud, kuid ajavahemikku vaikimisi ei määrata.
Näide: muuda kontrollitud töö läbipaistvaks arveks
Oletame, et juulis registreeriti 46 tundi. Neli sisemist töötundi ei ole arveldatavad, nii jääb 42 arveldatavat tundi hinnaga 85 € ehk 3570 €. Lisaks saab arveldada 240 € kinnitatud projektikulu. Kontrollitud arve alus on 3810 € enne makse.
Arvel võib töö olla kokku võetud ülesannete kaupa või sobiva teenusereana. Meeskond peab siiski nägema, millise perioodi ja kirjete põhjal arve koostati.
Kuidas Aeglio taustainfo edasi kannab
Aeglio arvutab arveldatava summa veel arveldamata töötundide, sobivate kulude ja fikseeritud hinna veel arveldamata osa põhjal. Kui alustad arvet sellest vaatest, tulevad kaasa projekt ja valitud ajavahemik. Klient valitakse projekti järgi ning seos algkirjetega säilib.
Pärast saatmist kuvatakse arveloendites ja projektivaadetes samad arveolekud. Maksed, meeldetuletused ja pangatehingute sidumine jätkavad töövoogu algseid ajakirjeid muutmata.
Korduma kippuvad küsimused
- Kas iga registreeritud tund tuleb arveldada?
- Ei. Sisetöö, parandused või lepingus sisalduvad tegevused võivad olla mittearveldatavad, kuid kuuluvad siiski projekti tegeliku töömahu hulka.
- Kas arve saab sisaldada projektikulusid?
- Jah, kui kulu on projektiga seotud ja arveldamiseks lubatud. Vaata see enne saatmist üle.
- Miks luua arve kindlast ajavahemikust?
- Nii on selge, millist tööd arve hõlmab, ning väiksem oht midagi välja jätta või kaks korda arveldada.