KULUDOKUMENDID
Tšekist kirjendatud kuluni
Too tšekid telefoni pildigaleriist ja arved e-postkastist ühte kohta. Siit leiad juhised dokumendi lisamiseks, tuvastatud andmete kontrollimiseks ja kulu loomiseks.
Lühidalt
Lisa tšekk või ostuarve dokumentide alla foto, faili, e-posti või toetatud liidestuse kaudu. Aeglio tuvastab võimalikud andmed. Võrdle neid algdokumendiga, täida vajalikud väljad ja loo kulu pärast nõutud kinnitusi.
1. Lisa tšekk või ostuarve
Ava telefonis kiirlisamise menüü ja vali Kuludokument. Vali Tee foto või Vali seadmest, kontrolli eelvaadet ning vajuta Saada kuludokument. Dokument läheb töötlemisjärjekorda ja saad kohe järgmise lisada.
Arvutis oleva faili lisamiseks ava Dokumendid ja vali Laadi dokument üles. Kasuta selget terviklikku pilti või PDF-i, millel tarnija, kuupäev ja summad on loetavad.
- Telefonist saab lisada PDF-, JPEG-, PNG- või WebP-faile suurusega kuni 10 MB.
- Jäta fotole kõik olulised andmed, sealhulgas käibemaks ja kogusumma.
2. Edasta dokument e-postiga või ühenda allikas
Ava dokumentide vaates Saada dokumendid e-postiga ja kopeeri seal kuvatav aadress. Edasta arve või tšekk manusena sellele aadressile. Dokument jõuab ülevaatuseks dokumendipostkasti.
Võid e-kirja lisada selgituse, näiteks sobiva kulukategooria või teabe, et tšekk on juba tasutud. Kontrolli nende põhjal tehtud soovitused enne kulu loomist üle.
Toetatud sisendallikad on Microsoft OneDrive’i ja Dropboxi ühendatud kaustad ning Billberry kaudu saabuvad toetatud e-arved. Vastava ühenduse peab seadistama meeskonna administraator. Ka liidestusest saabunud dokumendid vajavad ülevaatust; struktureeritud e-arve andmeid võidakse kasutada otse, ilma AI tuvastuseta.
- Hoia sisendaadress enda teada: igaüks, kes seda teab, saab sinu nimel dokumente saata.
- Kui aadress on sattunud võõrastesse kätesse, lähtesta see e-posti dialoogis. Vana aadress lakkab töötamast.
3. Kontrolli tuvastatud andmeid
Ava dokument ja võrdle soovitatud väärtusi kõrval kuvatava algdokumendiga. Kui tuvastus veel käib, oota valmimise teadet ja vali Värskenda lehte, et tulemus laadida.
Kontrolli tarnijat, dokumendi numbrit, väljastamise kuupäeva, valuutat, kogusummat ja käibemaksu. Vali õige kulukategooria ning vajadusel projekt või klient. Kontrolli makseinfot: üles laaditud tšekk ei tähenda automaatselt tasutud kulu.
AI soovitused on lähtepunkt. Paranda puuduvad või ebatäpsed väärtused enne kinnitamist. AI tuvastuse kasutamine sõltub meeskonna paketist ja AI seadistusest; Aeglio hallatud AI kasutab olemasolevat krediiti. Kui AI pole saadaval, palu administraatoril seadistust või krediidijääki kontrollida.
- Kui kasutad tuvastatud kuluridu, kontrolli kirjeldusi, koguseid, hindu, kategooriaid ja maksumäärasid. Enne ridade kasutamist lahenda summade erinevused.
- Allolev näide näitab väljamõeldud tarnija arvet koos ülevaatuse väljadega.
4. Kinnita ülevaatus ja loo kulu
Kui tegu on ettevõtlusega seotud kuluga, vali kinnitamise tegevuseks Loo kulu. Täida kohustuslikud väljad, sealhulgas dokumendi number, kategooria ja nullist suurem kogusumma.
Kui kinnitusringi pole vaja, vali Teisenda kuluks. Kui kinnitus on nõutud, kasuta kuvatavat ülevaatuse või esitamise toimingut ning lase määratud kinnitajatel töövoog lõpule viia. Olenevalt töövoost saadetakse dokument pärast ülevaatuse kinnitamist automaatselt kinnitamisele või on saadaval Salvesta ja esita kinnitamiseks.
Kuluks mõeldud dokumendist võib pärast lõplikku kinnitamist kulu automaatselt tekkida. Kui vajalikud andmed on veel puudu, täienda neid ja vali Teisenda kuluks. Ava loodud kulu ja kontrolli tulemust; algdokument jääb kuluga seotuks.
5. Lahenda erandid uut koopiat lisamata
Kui dokument on märgitud võimalikuks duplikaadiks, võrdle seda olemasoleva kirjega. Vali See on duplikaat, et vältida kulu loomist, või Jäta see dokument alles, kui tegu on eraldi ostuga.
Kui andmetuvastus jäi puudulikuks, täida puuduolevad väljad algdokumendi järgi. Kui telefonist saatmine ebaõnnestub, jääb valitud fail alles ja saad saatmist uuesti proovida.
Kui postkastis olev dokument on olekus Ebaõnnestunud, kontrolli selle olekut ja palu meeskonna administraatoril uurida töötlemist või ühendust allikaga. Ära saada ega laadi sama dokumenti korduvalt üles. Kui kulu loomist takistab kohustuslik väli, paranda esile tõstetud väli olemasoleval dokumendil.
Korduma kippuvad küsimused
- Kas AI loob kulu ilma minu ülevaatuseta?
- Tuvastus annab ülevaatuseks soovitused. Kulu loomiseks on vaja andmed kinnitada ja läbida seadistatud kinnitusring. Lõpliku kinnituse järel võib kulu tekkida automaatselt ülevaadatud andmete põhjal.
- Kas saan tšekki telefoniga pildistada?
- Jah. Vali kiirlisamise menüüst Kuludokument, tee foto või vali fail, kontrolli eelvaadet ja saada dokument töötlemiseks.
- Kas saan faili üleslaadimise asemel e-postiga saata?
- Jah. Kopeeri dokumentide vaatest Saada dokumendid e-postiga oma sisendaadress ja edasta manus sinna. Hoia see aadress enda teada.
- Mis saab siis, kui tuvastatud andmed on valed?
- Paranda need algdokumendi järgi enne kinnitamist. Kontrolli käibemaksu, valuutat, summasid ja võimalikku tasutud olekut. Lõplikud andmed kinnitad sina.