Kliendinumbrid ja automaatsed viitenumbrid

Kliendinumber aitab leida õige kliendi. Viitenumber aitab siduda laekunud makse arvega. Neil on erinev eesmärk, kuid mõlemad vähendavad vajadust numbreid käsitsi sisestada ja kontrollida.

Aeglios on nüüd olemas püsivad kliendinumbrid ja automaatsed viitenumbrid. Saad ise valida, kas näidata kliendinumbreid ning kas lasta süsteemil viitenumbreid luua. Vaikimisi on nii kliendinumbrite kuvamine kui ka viitenumbrite automaatne loomine välja lülitatud.

Igale kliendile püsiv number

Iga klient saab sinu meeskonnas kordumatu numbri. Nummerdamine algab 1000-st ning jätkub numbritega 1001, 1002 ja nii edasi. Ka pärast 9999-t jätkub jada tavapäraselt. Kliendile määratud number jääb talle alles.

Numbrite nägemiseks ava Meeskonna seaded → Kliendid ja lülita sisse Näita kliendinumbreid. Seejärel kuvatakse kliendinumber kliendi profiilil, arve koostamise ja vaatamise vaates, avalikul arvel ning arve PDF-failis.

Seade mõjutab ainult kuvamist, mitte numbrite määramist. Uued kliendid saavad numbri ka siis, kui kuvamine on välja lülitatud. Olemasolevad kliendid saavad numbrid funktsiooni kasutuselevõtu käigus. Kuvamise välja- ja sisselülitamine ei alusta nummerdamist uuesti ega muuda varasemaid numbreid. Ainult tarnijana kasutatav kirje saab kliendinumbri siis, kui temast saab ka klient.

Näiteks number 1000 jääb sama kliendiga seotuks kõigil tema arvetel. Arvenumber ja makse viitenumber on sellest eraldi: kliendinumber tähistab klienti, mitte konkreetset arvet või makset.

Viitenumber on valmis juba arvet koostades

Ava Meeskonna seaded → Arved ja lülita sisse Automaatsed viitenumbrid. Nii täidab Aeglio uutel arvetel viitenumbri välja sinu eest. Enne sisselülitamist peab meeskonna seadetes olema määratud ettevõtte riik.

Valida saab kahe määramisviisi vahel. Välja all olev abitekst selgitab mõlemat võimalust.

Arvepõhine: igale arvele oma viitenumber

See on vaikimisi valik. Iga uus arve saab eraldi viitenumbri, mis aitab eristada sama kliendi eri arvete eest tehtud makseid.

Viitenumber ilmub kohe uue arve vormi avamisel, samal ajal arvenumbriga. Arvet ei pea selleks kõigepealt salvestama. Salvestamisel jääb sama viitenumber alles ka siis, kui pead enne mõne sisestusvea parandama.

Vormi avamisel broneeritakse viitenumber. Kui lahkud arvet loomata, ei lähe see number uuesti kasutusse. Seetõttu võivad numbrijadas olla vahed.

Kliendipõhine: korduvatel maksetel sama viitenumber

Selle valiku korral täidab Aeglio viitenumbri pärast kliendi valimist. Sama viitenumbri vormingut kasutades jääb kliendile ka järgmistel arvetel sama viitenumber. See sobib näiteks püsivate teenuste ja regulaarsete klientide puhul, kes on oma makseandmetega juba harjunud.

Kliendinumbrite kuvamine ei pea selleks olema sisse lülitatud. Viitenumbritel on eraldi numbrijada, mille alus algab 1000-st ega sõltu kliendi- või arvenumbrist.

Kui muudad automaatse kliendipõhise viitenumbriga arvel klienti, asendab Aeglio viitenumbri uue kliendi omaga. Meeskonna viitenumbri seadete muutmine ei kirjuta olemasolevate arvete viitenumbreid ümber.

Ühine viitenumber aitab tuvastada klienti, kuid mitte alati ühte kindlat tasumata arvet. Kui maksega võiks sobida mitu arvet, võib olla vaja laekumise sidumisel õige arve ise valida.

Vali meeskonnale sobiv vorming

Kui ettevõtte riigiks on määratud Eesti, saab valida Eesti viitenumbri või ISO 11649 (RF) viitenumbri. Teiste toetatud riikide puhul kasutatakse automaatselt ISO 11649 vormingut.

• Eesti viitenumber koosneb numbritest ja sisaldab arvutatud kontrollnumbrit.
• ISO 11649 viitenumber algab tähtedega RF ning sisaldab kontrollnumbreid.

Aeglio arvutab viitenumbri ise. Seda ei pea koostama arvenumbrist, eemaldama selle eesliidet ega arvutama kontrollnumbrit käsitsi.

Senine töökorraldus jääb alles

Automaatseid viitenumbreid kasutatakse uutel arvetel, sealhulgas korduvatest arvetest ja pakkumistest loodud arvetel. Seade ei lisa viitenumbreid tagantjärele olemasolevatele arvetele ega loo neid ajalooliste arvete importimisel. Käsitsi sisestatud viitenumbrid säilivad.

Automaatselt loodud viitenumbrit ei saa otse muuta. Kui automaatika on välja lülitatud, saad jätkata senist käsitsi sisestamise töökorraldust.

Viitenumber on nähtav arve makseandmetes. E-kirjas saad selle asukoha ise valida: lisa arve e-kirja malli sobivasse kohta märgend {reference_number}. Aeglio ei lisa kirjale omal algatusel eraldi viitenumbri rida.

Kasuta ühte võimalust või mõlemat

Kui soovid igale kliendile püsivat tunnust, alusta jaotisest Meeskonna seaded → Kliendid. Kui soovid vähendada viitenumbrite sisestamisega seotud käsitööd, ava Meeskonna seaded → Arved.

Need seaded on teineteisest sõltumatud. Saad näidata kliendinumbreid, luua viitenumbreid automaatselt, kasutada mõlemat võimalust või jätta senise nähtava töökorralduse muutmata.