Kõik kuludokumendid ühes kohas

Ettevõtte dokumendid ei saabu tavaliselt ühe kanali kaudu. Tarnija saadab arve e-postiga, töötaja pildistab tšeki ning mõni dokument jõuab kohale jagatud pilvekaustast või e-arvena.

Aeglio koondab toetatud allikatest saabuvad dokumendid ühte kohta. Nii saab raamatupidamise eest vastutav inimene vaadata algfaili, tuvastatud andmeid, kuluga seotud teavet ja kinnitamise seisu, ilma et peaks neid eri süsteemidest kokku otsima.

Kogu dokumendid kokku, vaata hiljem üle

Dokumendi saab Aegliosse laadida arvutist, lisada telefoniga, saata spetsiaalsele e-posti aadressile või tuua ühendatud allikast, näiteks OneDrive’ist või Dropboxist. Billberry kaudu saab samasse töövoogu lisada ka toetatud e-arveid.

Iga dokumendi juures säilib teave selle päritolu kohta koos saadaolevate lähteandmetega. Ühendatud kaustadest importimisel eristatakse töödeldud faile nendest, mille vormingut ei toetata. Dokumentide vaates on näha, kas dokument ootab töötlemist, on ülevaatusel, kinnitatud, kuluks teisendatud või vajab tähelepanu.

Töötaja saab tšeki esitada lihtsa üleslaadimisvaate kaudu, ilma et talle tuleks anda ligipääs kõigile ettevõtte kuludokumentidele. Dokumendi esitamine ei anna iseenesest õigust selle kuluandmeid määrata, dokumenti kinnitada või sellest kulu luua.

Lase andmetuvastusel esmane töö ära teha

Tehisintellekti abil saab dokumendilt tuvastada ja välja pakkuda näiteks järgmised andmed:

• Tarnija andmed ja dokumendi number.
• Väljastamise kuupäev ja maksetähtaeg.
• Summad, maksuandmed ja valuuta.
• Viitenumber ja dokumendil olevad pangaandmed.
• Kategooria, projekt ja muu kulu liigitamiseks vajalik teave.

Aeglio hallatav andmetuvastus kasutab Mistrali Euroopa Liidu piirkonna teenust. Meeskonna omanik saab selle asemel ühendada mõne teise toetatud teenusepakkuja. Kui toetatud e-arvega on kaasas usaldusväärsed struktureeritud andmed, kasutab Aeglio neid ega lase tehisintellektil sama infot uuesti tõlgendada.

Töötlemise olek on nähtav nii ootel ja lõpetatud töö puhul kui ka siis, kui failivormingut ei saa töödelda. Kui tehisintellekti abi pole saadaval või tulemus jääb ebaselgeks, jääb dokument siiski ülevaatamiseks alles.

Eralda soovitus otsusest

Tuvastatud andmed on esialgne ettepanek. Nende põhjal ei looda automaatselt kulu, ei valita lõplikult tarnijat ega kinnitata kulu liigitust.

Ülevaatusvaates on originaaldokument ja pakutud väärtused kõrvuti. Ülevaataja saab parandada kuupäevi, summasid, tarnijat, kategooriat, projekti, maksukäsitlust, makseandmeid ning kulu teinud isikut. Kui süsteem pole kulu tegijat kindlalt tuvastanud, saab selle välja tühjendada, mitte oletusega nõustuda.

Aeglio säilitab algselt tuvastatud andmed inimese kinnitatud andmetest eraldi. Nii saab hiljem vaadata, mida süsteem pakkus ja mida inimene lõpuks otsustas.

Lahenda võimalikud duplikaadid enne kulu loomist

Korduvad dokumendid tekitavad lisatööd ja võivad viia sama kulu mitmekordse kajastamiseni. Aeglio märgib võimalikud duplikaadid enne kulu loomist ning nõuab, et ülevaataja hoiatuse lahendaks.

Ülevaataja saab kinnitada, et tegemist on duplikaadiga, või hoiatuse tagasi lükata, kui dokumendid on tegelikult erinevad. Duplikaadiks kinnitatud dokumendist ei saa uut kulu luua.

Duplikaadituvastus aitab seega otsustada, mitte ei kustuta dokumente kasutaja eest. Algdokument ja ülevaatuse tulemus jäävad alles.

Suuna dokument õigele ülevaatajale

Pärast andmete kontrollimist saab Aeglio olemasoleva teabe põhjal leida dokumendile sobiva kinnitusringi. Ülevaatus, kinnitamine, kuluandmete määramine, lõplik kinnitus ja ülesande edasiandmine võivad jääda eri inimeste vastutada.

Dokumendi esitajal pole vaja ligipääsu kogu ettevõtte finantsinfole. Määratud ülevaatajad näevad otsustamiseks vajalikku dokumenti ja taustainfot. Kuluandmete muutmine ning dokumendist kulu loomine jäävad vastavate õigustega kasutajatele.

Kinnituste ajaloos säilivad osalenud inimesed ja tehtud toimingud. Kui dokument vajab parandust või uut ülevaatust, jääb ka see samm dokumendiga seotuks ega kao eraldi kirjavahetusse.

Loo kulu nii, et algdokument jääb alles

Kui vajalik ülevaatus on tehtud, saab vastava õigusega kasutaja luua dokumendist kulu. Algfail, kinnitatud andmed, päritoluinfo ja ülevaatuse otsused jäävad loodud kuluga seotuks.

See seos on oluline ka edaspidi. Kulu saab liikuda läbi kinnitamise, projekti kuluarvestuse, raamatupidamisse edastamise, tasumise ja pangatehinguga sidumise, ilma et algdokument kaotsi läheks.

Üks koht tähelepanu vajavatele dokumentidele

Dokumentide vaate eesmärk ei ole teha kõiki finantsotsuseid automaatselt. See koondab toetatud allikatest saabuvad dokumendid, valmistab ette esmased andmed ja toob ebaselged kohad esile. Nii saavad ülevaatajad keskenduda otsustamist vajavatele küsimustele.

Tutvu kuludokumentide töövooga või vaata dokumentide vastuvõtmiseks mõeldud liidestusi.