Ülesanded: ülevaade töödest ja nende edenemisest

Klienditöö koosneb harva ainult ühest tegevusest. Veebileht vajab sisu, kujundust ja testimist. Hoolduskäigu juurde kuuluvad ettevalmistus, remont ja töö üleandmine. Igakuine raamatupidamisteenus hõlmab dokumente, kontrolle ja vastuseid lahtistele küsimustele.

Aeglio ülesanded toovad need töö osad kokku: mida on vaja teha, kes vastutab, millal peab töö valmis saama ja kui kaugele on sellega jõutud. Kirjeldused, tegevusloendid, failid, vestlused ja registreeritud tööaeg püsivad ülesandega samas kohas.

Järgnevalt tutvustame võimalusi väikese veebileheprojekti näitel. Samad funktsioonid sobivad ka paljude teiste teenusemeeskondade töö toetamiseks. Kõik kuvatõmmistel olevad nimed ja andmed on väljamõeldud.

Selge sisu ja vastutusega ülesanded

Projekti erinevad tööd saavad olla eraldi ülesanded. Veebilehe uuendamisel võivad nendeks olla näiteks sisu ettevalmistamine, menüütekstide kontrollimine ja avalehe kujunduse ülevaatamine.

Igal ülesandel saab olla kirjeldus, vastutaja, prioriteet, staatus, kavandatud algus ja tähtaeg. Näiteks võib avalehe ülevaatamise ülesanne sisaldada järgmist infot:

Ülesanne: Vaata avalehe kujundus üle.
Vastutaja: Marta, kes kogub tagasiside ja teeb muudatused.
Tähtaeg: 10. november.
Kirjeldus: Kontrolli enne kliendi ülevaatust avalehe fotot, pealkirja ja mobiilivaadet.

Vastutaja määramine teeb nähtavaks, kelle käes töö on. Prioriteet aitab eristada kiiret tööd sellest, mis võib oodata. Siltidega saab samas projektis rühmitada näiteks sisu, kujunduse või objektikülastustega seotud töid.

Töö tüübid annavad veel ühe visuaalse eristuse: tavaline ülesanne, viga, kasutajalugu, täiustus või uurimistöö. Näiteks võib broneerimisvormi tõrge olla kiireloomuline viga, samal ajal kui uurimistööl on madalam prioriteet ja täiustus ootab oma järge.

Tegevusloendid ja alamülesanded

Ülesande juurde saab lisada tegevusloendi väiksemate sammudega. Rakenduses kannab see nime Nimekiri. Avalehe ülevaatamisel võivad loendis olla foto kontrollimine, pealkirja kinnitamine ja mobiilivaate testimine. Tehtuks märgitud sammud annavad ülevaate loendi edenemisest.

Alamülesanded võimaldavad tööd detailsemalt korraldada. Igal alamülesandel võivad olla oma vastutaja, kuupäevad, staatus ja vestlus. Näiteks võib broneerimisvormi loomine olla suurema veebilehe üleandmise ülesande alamülesanne.

Nii on olemas koht nii lühikesele tegevusloendile kui ka tööosadele, millel on eraldi vastutus ja edenemine.

Lähteülesanne, väiksemad sammud ja vestlus on koos ülesandepaneelis.

Ühed ülesanded, mitu vaadet

Aeglio ülesandevaated pakuvad samale tööle erinevaid vaatenurki. Staatuse või kuupäeva muutus kajastub ka teistes vaadetes, ilma et sama tööd peaks mitmes kohas eraldi haldama.

Vaade	Mida see näitab?
Tahvel	Edenemist staatuste kaupa, näiteks etappides Ootel, Töös, Kliendi ülevaatus ja Valmis.
Loend	Ülesannete andmeid nimekirjas, mida saab filtreerida ja korrastada.
Kalender	Ülesandeid kuupäevade järgi, tuues lähestikku olevad tähtajad koos nähtavale.
Gantt	Tööd ajajoonel koos ülesannete sõltuvusseostega.
Minu ülesanded	Vaadet kasutavale inimesele määratud ülesandeid.

Tahvel võib anda meeskonna koosolekul ühise ülevaate, Minu ülesanded aga isikliku vaate määratud töödele. Otsing ja filtrid võimaldavad keskenduda kindlale projektile, staatusele, inimesele või sildile.

Ka ülesannete staatused on kohandatavad. „Kliendi ülevaatus” on üks näide etapist, mida meeskond saab oma töökorralduses kasutada.

Kuupäevad ja tööde järjekord ajajoonel

Kavandatud algus näitab, millal on plaanis tööga alustada. Tähtaeg näitab, millal peaks ülesanne valmis olema. Koos kirjeldavad need ülesande kavandatud kestust.

Gantti vaates on kuupäevad ajajoonel. Nädala-, kuu-, kvartali- ja aastavaade võimaldavad vaadata nii lähiaja töid kui ka pikemat tööplaani. Täpseid kuupäevi saab muuta ülesandepaneelis ka siis, kui korraga on vaates terve aasta.

Ülesannete sõltuvusseosed näitavad, milline töö peab enne tehtud saama. Näiteks võib menüüfotode kogumine eelneda lehe kujunduse ülevaatamisele. Seos teeb järjekorra nähtavaks ja aitab mõista, miks mõni ülesanne ootab. Projekti kuupäevad ei muutu selle põhjal automaatselt, vaid jäävad meeskonna määrata.

Ajajoon toob planeeritud kuupäevad ja tööde järjekorra samasse vaatesse.

Küsimused, failid ja otsused samas kohas

Ülesande juurde mahub ka tööga seotud taust. Kommentaarides saab küsida ja otsuseid täpsustada, manustega hoida vajalikud dokumendid ja fotod käepärast ning mainimisega juhtida inimese tähelepanu vestlusele. Ülesande jälgimine võimaldab selle muudatustega kursis olla.

„Kas saaksime kasutada terrassist tehtud fotot?” on lihtsamini arusaadav soov, kui see on avalehe kujunduse ülevaatamise ülesande juures koos kirjelduse, tegevusloendi ja varasema vestlusega.

Sama kehtib meeskonnasisese koostöö puhul: tehniku märkus objekti kohta, konsultandi kirja pandud otsus või disaineri selgitus muudatuse kohta saab jääda selle töö juurde, mida see puudutab.

Tööaeg ja korduvad tegevused

Meeskonnaliikmed saavad registreerida tööaega ülesannete juurde, nii et tunnid on seotud tehtud tööga. Ajahinnang annab võrdluspunkti registreeritud ajale ja aitab mõista, millised tööd võtavad oodatust kauem aega.

Sarnase ja korduva töö jaoks on mitu võimalust. Dubleerimine annab uue ülesande jaoks lähtepunkti, jätkuülesanne aga seob järgmise tegevuse algse tööga. Malliga saab uuesti kasutada ettevalmistatud ülesannet või ülesannete kogumit. Regulaarselt korduva töö jaoks on olemas korduvate ülesannete ajakavad.

Näiteks võivad igakuise teenuse juurde kuuluda samad ettevalmistuse, kontrolli ja üleandmise sammud, kuid iga kuu ülesannetel on oma edenemine ja vestlus.

Võimalus kaasata kliente ja partnereid

Kui koostöös osaleb keegi väljastpoolt meeskonda, saab talle anda projekti külalise ligipääsu. Selle võimaluse leiab lehe Ülesanded kolme punkti menüüst, valides esmalt projekti ja seejärel Külaliste ligipääs.

Vaataja saab lugeda, Kommenteerija tagasisidet ja manuseid lisada ning Kaasautor ülesannete loomises ja korraldamises osaleda. Külalised ei kasuta tasulisi meeskonnakohti. Tööaja registreerimine jääb meeskonnaliikmete tegevuseks.

Jagatakse projekti kõiki olemasolevaid ja tulevasi ülesandeid, kommentaare ning ülesannete manuseid. Ainult meeskonnale mõeldud töö saab jääda eraldi projekti. Kutse ei ava teisi projekte, arveid, kulusid ega ajakirjeid ning külalise õigusi saab muuta või ligipääsu lõpetada.

Võimalused eri teenusemeeskondadele

Töö liik	Näide
Disain ja turundus	Kampaania kavandid, ülevaatamise ülesanded ja avaldamise kontrollid.
Konsultatsioon ja IT	Kohtumistel kokku lepitud tegevused koos vastutajate, tööde ja lahtiste küsimustega.
Ehitus ja hooldus	Ettevalmistus, töö objektil ja üleandmine koos iga töö juurde kuuluvate fotode ja kontrollidega.
Raamatupidamine ja korduvad teenused	Iga kliendi jaoks korduvad dokumentide küsimise, kontrollimise ja töö üleandmise ülesanded.

Neid võimalusi saab kasutada koos või eraldi. Väikese projekti jaoks võib piisata tahvlist ja vastutajatega ülesannetest, pikema töö puhul lisavad ülevaadet kuupäevad, sõltuvusseosed ja ajajoon. Ühine kasu on selgem pilt tööst ja selle taustast nii tegijatele kui ka neile, kes töö edenemist jälgivad.